Z przesłanych przez Państwa uwag wyłoniły się 3 zasadnicze kwestie, których z naszego punktu widzenia nie można jeszcze nazwać problemami:
1. Niezadawalający czas reakcji na poszczególne czynności, takie jak: odblokowywanie materiałów po przesłaniu dowodu zapłaty, właściwe odnotowywanie daty wpływu operatu, oczekiwanie operatu na przyjęcie do zasobu oraz oczekiwanie dokumentów na podpis. A także zła organizacja "stołu".
2. Niezadowolenie z obsługi petenta, czyli "nieprzyjazny urząd".
3. Kontrola kontroli.
Odpowiadamy:
W wizji ogólnej zakładamy nieco czytelniejszy układ szczególnie w zakresie kontroli, jednakże z dużą ostrożnością będziemy obiecywać jakiekolwiek przyspieszenia w obsłudze, bo działamy w bardziej złożonych uwarunkowaniach niż to się wydaje z punktu widzenia geodety oczekującego tylko na pilną obsługę. Realizujemy inne zadania urzędu, które z reguły są nie mniej pilne i istotne, a których coraz więcej przybywa. Pani Magda prowadzi obsługę organizacyjną ośrodka, w tym odpowiedzi i wyjaśnienia na pisma zewnętrzne, przygotowuje dane do ręcznie zgłoszonych w PODGiK zgłoszeń prac geodezyjnych. Podobnie pani Alina, która ponadto czuwa nad sprawnością systemów informatycznych, nie mówiąc o innych praco- i czasochłonnych akcjach, jak ostatnio odbiór prac BDOT500, czy współdziałanie w rozwiązywaniu trudniejszych spraw (podobnie p. Magda i p.Irek). Ponadto pani Alina, a pod jej nieobecność pani Magda, wykonują kopie map ewidencyjnych oraz wyrysy do zamówień złożonych w EGiB. Obsługa petenta zewnętrznego też angażuje dużo czasu (Irek, Gosia), którzy w danym momencie nie mogą czekać w blokach startowych na odebranie maila potwierdzającego zapłatę. Dużym wsparciem są dla nas osoby zatrudnione na czas określony (niestety)- pani Paulina, dzięki którym i tak uważam, że działamy możliwie sprawnie(wykonywanie kopii map zasadniczych, pomoc przy pracy w programie Ośrodek).
Przy braku takich osób kopie map zasadniczych wykonuje pracownia mapy numerycznej.
To taki wstęp na naszą obronę, choć ulepszenia przewidujemy, ale mówimy o nich po cichu.
Szczegóły:
Ad.1. < czas obsługi >
Odblokowywanie materiałów po przesłaniu dowodu zapłaty – pani Gosia i pan Irek starają się reagować możliwie szybko na prośby odblokowania materiałów-przesyłane zarówno przez e-mail, zgłaszane telefonicznie i osobiście- wielokrotnie w ciągu dnia, pomiędzy innymi wykonywanymi czynnościami- jeżeli ta reakcja jest dla kogoś nadal niezadowalająca to ze swojej strony możemy zaproponować zastanowienie się nad otwarciem konta w banku korzystającym z płatności bezpośrednich Paybynet- aktualna lista:
https://www.paybynet.pl/dla-internauty/sprawdz-swoj-bank/ - materiały odblokowywane są wówczas automatycznie.
Właściwe odnotowywanie daty wpływu operatu - to akurat jest nasz obowiązek - będzie robione.
Przyjęcie operatu do zasobu po kontroli - zapewniam, że wbrew pozorom jest to pracochłonne, ale o tym pewnie nie wiecie, bo p. Gosia się do tego nie przyzna. Nie jest to samo nadanie numeru materiału zasobu.
Szybkie podpisy... a czy pan Roman lub ktokolwiek inny musiał długo czekać, jak w danej chwili pilnie potrzebował ? Cito to nasza specjalność. Na chwilę obecną zakładamy czas na pełną obsługę operatu: 20 dni kalendarzowych (a nie 30). Żeby było szybciej, to byśmy musieli zlikwidować priorytety.
Sprawa płatności bezpośrednich (czyli mocno ograniczona ilość banków) - jest problemem jak na razie nie do rozwiązania. Firma, która świadczy nam usługi płatności jest jedyną w kraju, która spełnia wymogi prawno-finansowe dla urzędów. Jeszcze raz proponujemy zastanowienie się nad otwarciem rachunku w jednym z tych banków, by płatności przechodziły automatycznie.
"Stół" został przeorganizowany- „nasze” firmy geodezyjne mają w pierwszym pokoju PODGiK założone po 2 szuflady- pozytywne( tu będą znajdowały się podpisane materiały dla zamawiającego oraz negatywne ( operaty z negatywnym protokołem weryfikacji – do poprawy). Także w pierwszym pokoju geodeci składają operaty do kontroli. Dowody zapłaty też będą składane w pierwszym pokoju.
Dotychczasowy stół w pokoju pani Gosi i pana Irka, a także znajdujące się na nim szuflady, służą tylko ich pracy. Nie ma żadnej potrzeby przebywania geodetów w pokoju pracy pani Gosi i pana Irka. Formalnie jest tam zakaz wstępu.
Ad.2. < "Nieprzyjazny urząd" >
Jeżeli pojawiają się takie odczucia, to ja [JR] w pierwszej kolejności czuję się zobowiązany przeprosić za taką sytuację. Na wszelki wypadek proponujemy rozwiązanie trochę bardziej samoobsługowe, tzn. "stół" będzie znajdował się w pierwszym pokoju, zarezerwowanym dla geodetów. I należy mieć nadzieję, że nie zostanie przeniesiony do Biura Obsługi Klienta w budynku głównym, bo takie były sugestie osób kontrolujących nas w maju.
Ad.3. < Kontrola kontroli >
Podstawowe założenie są takie:
1. Dla typowych opracowań (takich jak np. mapa do celów projektowych), w obszarach gdzie funkcjonuje pełna mapa wektorowa główny ciężar kontroli przenosi się na sprawdzanie poprawności budowy baz danych.
2. Podniesiona będzie wnikliwość kontroli w dwóch zakresach ewidencyjnych: EGiB oraz GESUT.
3. Poszczególne części operatu [ terenowa / numeryczna ] będą kontrolowane tylko jeden raz.
I tak od nowego roku będzie się działo:
1. Wszystkie operaty prawne (podziały, rozgraniczenia, wznowienia) kontroluje pan IREK.
2. Wszystkie inwentaryzacje sieci uzbrojenia terenu kontroluje pani ALINA.
3. Pozostałe operaty kontroluje pani MAGDA.
Operaty kontrolowane przez Magdę i Alinę mogą być kontrolowane zamiennie między tymi dwoma osobami (np. w sytuacjach nieobecności).
W zastępstwie Irka operaty kontroluje Janusz.
Dla usprawnienia kadrowego i czasowego wykorzystamy wstępną ocenę w zakresie części terenowej - dla operatów kontrolowanych przez panią Magdę i panią Alinę. Ocenę tę będzie przygotowywał pan Józef Kasperczak.
Dla przyszłościowych operatów elektronicznych będą jeszcze odmienne zasady kontroli.
[ Magdalena Siurek, Janusz Rogala ]